Cómo crear una base de datos en Access: una guía paso a paso

Microsoft Access es uno de los pocos conocido Aplicaciones de Office, una aplicación que siempre ha caído bajo el radar de Word, Excel y PowerPoint. Y no pasó desapercibido porque es una aplicación compleja que se puede utilizar si no hemos trabajado antes con bases de datos, que sí, pero porque su función, es decir, crear bases de datos, no está muy demandada. Antes de mostrar cómo podemos crear una base de datos, debemos tener claro una serie de conceptos básicos.

Conceptos básicos de acceso

Como señalé al comienzo de este tutorial, si no tenemos conocimiento de Access o bases de datos, puede ser frustrante sumergirse en Access sin una base para saber para qué sirven las diversas funciones y elementos que forman parte de él. de la base de datos

Los conceptos que necesitamos saber en Access son los siguientes.

  • registros . Un registro en Access es la unidad de información más pequeña que puede estar compuesta por diferentes datos y valores.
  • campo . Un campo en Access es el nombre del dato que queremos introducir para que podamos reconocerlo sin acceder al contenido de la tabla. Si queremos crear una tabla con nombre y apellido, tendremos que crear los campos Nombre y Apellido.
  • Mesas . Los registros se almacenan en tablas. Las tablas son lo primero que necesitamos crear para comenzar a almacenar información. Las consultas, los formularios y los informes extraen datos de las tablas.
  • preguntas . Como bien podemos deducir del nombre, las consultas son filtros que podemos aplicar a las tablas para encontrar lo que buscamos.
  • formularios . Un formulario es una representación de tablas con la interfaz gráfica que queramos, interfaz que podemos crear desde un asistente oa mano.
  • Noticias . Un informe es una representación pura de los resultados de una consulta. Es el equivalente de los formularios a las hojas de cálculo.

En crear una base de datos , simplemente cree una tabla y una consulta para buscar. Estos elementos no son necesarios, pero nos permitirán darle un aspecto más visual y facilitar estética y funcionalmente la entrada de registros, ya que las tablas se representan como tabulares, y cuando hay más campos, añadir nuevos. registros, la tarea puede ser tediosa.

Antes de abrir el programa y comenzar a crear tablas, consultas, formularios, etc., se recomienda sentarse frente a la página a diseñar la estructura base de datos, es decir, crear una lista con todos los campos que queremos que tenga la tabla. . Siempre es mejor agregar más que quedarse atrás, porque después de crear el formulario, si nos faltan campos, tendremos que hacer cosas sofisticadas para agregarlos y ajustar el orden en que se ingresan los datos. no es un proceso complicado, pero si muy laborioso

Podemos crear tantas tablas como queramos, tablas para almacenar diferentes datos que luego podamos relacionarse con consultas y que estos muestren información de diferentes tablas en base a los datos ingresados. A diferencia de otras aplicaciones, en Access no necesitamos guardar constantemente para conservar los datos que introducimos en las tablas porque se guardan automáticamente.

Cómo crear una base de datos en Access

Nada más iniciar Access, la aplicación nos pide que creemos una base de datos desde cero o utilicemos otra plantillas disponible. A diferencia de las plantillas de Word, Excel y PowerPoint, las plantillas de Access solo nos permiten hacernos una idea de lo que podemos hacer con Access, ya que editar una plantilla requiere experiencia en el acceso, ya que no es un proceso sencillo y en muchos casos nunca sale bien. . Además, si queremos crear nuestra propia base de datos, es porque queremos crear en base a nuestras necesidades específicas. Antes de utilizar una base de datos genérica, podemos utilizar aplicaciones de gestión de colecciones dedicadas. Como queremos crear una base de datos sin depender de ninguna plantilla, haga clic en la página principal de Acceder a una base de datos vacía .

crear una tabla

De forma predeterminada, en cada tabla que creamos en Access, el primer campo se llama Id, un campo que se completa automáticamente comenzando con el número 1 para el primer registro, 2 para el segundo registro y así sucesivamente. El propósito de este campo es no cree dos registros idénticos en la tabla porque se considerarían duplicados.

Sin embargo, este registro no nos permite saber si hemos duplicado el registro, ya que este número es diferente para todos. Si eliminamos este campo e ingresamos los mismos datos de la película en el registro, Access nos informará que este registro está duplicado, pero si dejamos el primer campo, podremos crear registros duplicados, porque cada uno de ellos tendrá una serie de registros diferentes, y cuando consultamos, podemos obtener los mismos datos repetidos varias veces. Se recomienda el uso de Id en tablas, por ejemplo, a la hora de crear facturas, albaranes o cualquier otro tipo de registro donde necesitemos seguir una numeración relativa.

Para empezar a crear un campo, inmediatamente a la derecha del primero, Id, pulsamos en Click to add, seleccionamos el tipo de campo que queremos utilizar (texto, fecha, número…) y escribimos el nombre del campo.

Crear datos básicos de Access

Seguimos haciendo el mismo proceso hasta haber rellenado todos los campos que queremos que formen parte de la tabla. Podemos crear tantos campos como queramos. No debemos preocuparnos si la fila es demasiado larga porque no tendremos que usar el mouse para desplazarnos mientras ingresamos datos.

Acceso

Una vez que hemos creado todos los campos de la tabla, es hora de agregar la información que queremos incluir. Para ello, desde la misma ventana en la que nos encontramos, tenemos que situar el ratón sobre el campo correspondiente y empezar a escribir. Para cambiar entre campos, podemos presionar la tecla Enter o la tecla Tab.

Crear datos básicos de Access

Si introducimos textos muy largos, no se mostrarán completos en los campos, lo que supone un problema a la hora de comprobar si todos los datos están introducidos correctamente. La solución a este problema es crear formularios. Un formulario, como mencionamos al comienzo de este tutorial, es una hermosa representación de una tabla que le da a la tabla una interfaz de usuario amigable para que podamos ingresar datos de una manera más fácil como si fuera una aplicación. Pero primero debemos guardar la tabla que creamos y darle un nombre que nos permita identificarla más fácilmente si planeamos crear tablas diferentes.

Para guardar la tabla, coloque el mouse sobre la tabla donde ingresamos los datos, haga clic con el botón derecho y seleccione Guardar. Por defecto se muestra el nombre Table1, que es un nombre que podemos cambiar por el que queramos. A continuación tenemos que guardar la base de datos una base de datos que estará formada por todas las tablas, consultas, formularios e informes que creemos. Haga clic en para guardar la base de datos Archivo y luego en Guardar como . En la columna de la derecha, seleccionamos la primera opción Base de datos de acceso (*.accdb).

Crear datos básicos de Access

crear un formulario

Para crear un formulario basado en la tabla que creamos, desde la tabla que creamos, haga clic en la flecha que se muestra en Todos los objetos sección y haga clic en formularios .

Crear datos básicos de Access

En la cinta, haga clic en Crear y luego en Asistente para formularios. A continuación, aparecerá una ventana donde, en primer lugar, debemos seleccionar la tabla que creamos desde el roll-up Tabla/Consultas. A continuación, se mostrarán todos los campos que creamos, porque queremos agregarlos todos, para que no pasemos por el punto uno por uno, haga clic en el símbolo >> y próximo .

Crear datos básicos de Access

En la siguiente ventana, podemos configurar el diseño que queremos que tenga el formulario entre 4 opciones: columnar, tabular, hoja de datos o alineación. Al hacer clic en cada uno de ellos, se nos mostrará cómo se dividirán los datos en el formulario. En este ejemplo, seleccionamos la opción Justificado y hacemos clic en próximo .

Crear datos básicos de Access

Por último, tenemos que introducir el nombre con el que queremos guardar el formulario y si queremos empezar a introducir información o editar el diseño. Se recomienda elegir primera opción comprobar el diseño. Si no nos gusta, o el tamaño de los campos es demasiado pequeño, modificaremos el diseño.

Crear datos básicos de Access

Como podemos ver en la siguiente imagen, ahora tenemos espacio más que suficiente para ver claramente todos los datos en los campos, por lo que no sería necesario redimensionarlos en el formulario.

Crear datos básicos de Access

Si no, podemos entrar en la vista de diseño, hacer clic en Vista ubicado en la esquina superior izquierda y seleccione Diseño elección.

Crear datos básicos de Access

Para cambiar el tamaño de los campos, simplemente selecciónelos con el mouse y cambie su tamaño. También podemos cambiar el color de fondo, añadir botones de función al encabezado, detalle o pie de página del formulario para abrir las consultas que creamos anteriormente, cerrar el formulario, abrir el formulario, generar un informe, salir de la aplicación…

Crear datos básicos de Access

Si no nos gusta el resultado del asistente, podemos probar otros diseños de formulario disponibles o crear un formulario a partir de una tabla añadiendo campos manualmente y con el diseño que queramos. Este proceso es mucho más lento, pero nos permitirá crear el diseño que más nos guste. Para crear un formulario en blanco, haga clic en Formulario en blanco en la cinta Crear y seleccione la tabla en la que desea crear el formulario.

¿Qué más podemos hacer con Access?

Después de crear una tabla y un formulario basado en la tabla para facilitar la entrada de datos, podemos crear consultas para filtrar el contenido. Con una consulta podemos encontrar todas las películas estrenadas en un año, las del mismo actor o director, las que están en formato DVD, las que hemos visto o volveremos a ver, las que están en una determinada localización, si Creo que la base de datos de nuestra colección de películas.

El resultado de la consulta tiene la misma apariencia que las tablas porque usamos un filtro. Evidentemente, este diseño no es ni intuitivo ni cómodo y mucho menos atractivo. La solución es generar informes basados ​​en consultas. Los informes son una buena representación de las consultas, al igual que los formularios son una buena representación de las tablas.

Si no queremos depender de Access, una vez que hemos creado la base de datos como queremos, podemos crear Archivo ejecutable para compartir con nuestros amigos y tener en cuenta que si queremos hacer algún cambio tendremos que hacerlo en la base de datos y volver a crear el ejecutable, por lo que siempre que sea posible recomendamos usar una base de datos de Access.

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